Cum Se Scrie O Scrisoare Pentru Orice Ocazie

2024 Autor: Francis Oldridge | [email protected]. Modificat ultima dată: 2023-12-16 20:42

S-au dus vremurile în care scrisul scrisorilor era mijlocul preferat de comunicare între asociații de afaceri, familie, prieteni și îndrăgostiți. Poșta cu melci poate fi în mare parte un lucru din trecut, dar uitați-vă la stilul dvs. de viață modern și veți vedea că arta cuvântului scris este departe de a fi moartă. Șansele sunt că vă petreceți o mare parte din viața personală și profesională comunicând vitext sau e-mail și există încă scenarii care necesită o scrisoare formatată de modă veche (chiar dacă sunteți mai predispusă să o trimiteți pe internet pe toată lumea decât sunteți) să-i plesnească ștampila). Comunicarea este esențială pentru fiecare interacțiune și a ști cum să dai tonul corect în corespondența scrisă este o abilitate vitală, indiferent dacă scrii o scrisoare de dragoste sau o scrisoare de demisie. Pentru a vă ajuta să rămâneți pe drumul cel bun, am elaborat acest ghid despre cum să scrieți o scrisoare pentru orice situație.

Definiți-vă scopul și audiența

Înainte de a putea pune stiloul pe hârtie - sau mai bine zis, vârful degetelor pe tastatură - luați ceva timp să vă gândiți exact la ce doriți să realizați cu scrisoarea dvs. Nu ai vorbi cu șeful tău în același mod în care ai vorbi cu celălalt, deci nu ar trebui să le scrii nici în același mod. Adunați-vă gândurile înainte de a începe să scrieți punându-vă câteva întrebări simple:

Cui îi scriu?

Știți persoana căreia îi scrieți sau aceasta va fi prima dvs. comunicare cu ea? Modul în care comunicăm unii cu alții se schimbă în mod natural cu cât devenim mai familiarizați, așadar asigurați-vă că evaluați relația dvs. cu persoana către care scrieți înainte de a începe. Acest lucru vă va ajuta să evitați să păreați prea casual sau prea concis pentru situație.

Ce încerc să realizez?

Urmăriți un interviu de angajare sau scrieți o scrisoare de vacanță familiei dumneavoastră? Așa cum contează relația dvs. cu destinatarul scrisorii dvs., la fel este și contextul în care îl scrieți. Ar trebui să fii întotdeauna sigur că păstrezi comunicarea profesională exact așa - profesională - chiar dacă ai prietenie cu colegul de muncă sau asociatul de afaceri căruia îi scrii. Gândiți-vă la comunicarea profesională ca parte a profilului dvs. profesional general. Nu v-ați dori un e-mail leneș, grosolan sau prea neobișnuit către prietenul dvs. din departamentul de contabilitate din profilul dvs. LinkedIn, deci nu ar trebui să îl doriți nici în căsuța de ieșire. Opusul este adevărat, de asemenea; dacă scrii o scrisoare de mulțumire către micul tău gam-gam, ultimul lucru pe care vrei să-l faci este să pară că ai o întâlnire de afaceri. Țineți minte obiectivul în timp ce vă redactați scrisoarea și vă puneți în pielea destinatarului.

Am toate informațiile de care am nevoie pentru a comunica?

Acest lucru este deosebit de important în comunicațiile de afaceri. Cei mai mulți dintre noi suntem la sfârșitul unui lung șir de urmăriri prin e-mail, deoarece expeditorul nu avea toate faptele în ordine înainte ca acestea să trimită. Nu fi tipul care trimite cinci e-mailuri când unul ar trimite. Acest tip de etichetă e-mail dezorganizată, conștientă, apare ca iritantă în cel mai bun caz și de-a dreptul confuză și neprofesionistă în cel mai rău caz. Dacă aveți o mulțime de informații importante pe care să le transmiteți în scris, notați o listă rapidă cu marcatori cu tot ce trebuie să transmiteți, astfel încât să vă puteți asigura că ați acoperit totul înainte de a trimite.

Găsiți timp pentru formatare

Formatarea este esențială în comunicările formale, atât pentru a vă prezenta profesional, cât și pentru a transmite informații în mod logic. Avem tendința de a lucra într-un ritm mai rapid atunci când comunicăm cu companii, organizații sau colegi, deoarece aceste comunicări au loc în timpul orelor limitate. Deci, este important să obțineți punctul dvs. de vedere rapid și clar - ceea ce este mult mai ușor de făcut cu formatarea.

Cum se scrie o scrisoare profesională

Scrisoare de intenție; Scrisoare de demisie; Scrisoare de referinta; Scrisoare de recomandare, interes sau intenție etc

Probabil că sunteți familiarizat cu aspectul formal al scrisorilor, chiar dacă nu ați scris unul singur. Majoritatea companiilor și organizațiilor urmează acest format, deoarece este ușor de recunoscut și scanat. Șabloanele formale de scrisori sunt disponibile pe scară largă și sunt incluse în majoritatea programelor de procesare a textului. De asemenea, puteți alege să creați propriul dvs. de la zero sau să personalizați șablonul de scrisoare pentru utilizare repetată. Iată câteva lucruri cheie pe care trebuie să le aveți în vedere atunci când vine vorba de scrierea și formatarea scrisorii formale:

1. Folosiți titluri. Dacă trimiteți un e-mail intern colegului de muncă sau unui membru al echipei, este foarte probabil să vă adresați acestora după numele lor, dar atunci când comunicați cu o companie, o organizație sau un contact profesional în afara sau mai sus din compania dvs., nu trebuie să le adresați niciodată numai prenumelui lor.

2. Evitați salutările informale. Începeți-vă scrisoarea cu „Dragă …” (nu folosiți „Bună ziua”, „Bună ziua” sau orice fel de salut similar) și adresați-vă destinatarului prin titlu și fie numele complet, fie numele de familie (de exemplu: „Dragă dl. John Smith”sau„ Draga dr. Johnson”). Dacă nu aveți deja persoane de contact la organizația la care scrieți, accesați site-ul web pentru a vedea dacă puteți găsi numele și titlul persoanei relevante. Dacă nu găsiți numele unei persoane, adresați-l departamentului sau grupului corespunzător (de exemplu, „Dragă personalul manual” sau „Dragă echipă editorială”). Dacă absolut nu puteți stabili persoana sau departamentul adecvat de adresat, puteți utiliza „Cui îi poate interesa”, dar fiți conștienți că acest lucru înseamnă probabil că scrisoarea dvs. va trebui să fie direcționată către persoanele potrivite odată ce va sosi, ceea ce ar putea rezultă într-un răspuns întârziat.

3. Includeți data. Dacă scrisoarea dvs. va fi conținută în corpul unui e-mail, clientul dvs. de e-mail o va ștampila cu data și ora, dar dacă trimiteți scrisoarea ca atașament sau prin poștă, inclusiv data din partea de sus vă va ajuta atât pe dvs. iar destinatarul urmărește momentul potrivit pentru urmărire.

4. Faceți-vă mai ușor să vă contactați. Asigurați-vă că furnizați numele dvs. (prenumele și prenumele, inclusiv titlul preferat) și informațiile dvs. de contact. Dacă trimiteți o scrisoare fizică sau o copie digitală a scrisorii formatate, includeți adresa și numărul de telefon în partea de sus, astfel încât să fie accesibil instantaneu destinatarului. Când trimiteți e-mailuri, puteți crede că adresa dvs. de e-mail din câmpul „De la” este suficientă, dar adevărul este că nu știți cum poate prefera destinatarul să vă urmărească. Creați o semnătură profesională de e-mail care să includă numărul dvs. de telefon, adresa și orice profiluri relevante de rețele sociale în care vă simțiți confortabil să fiți contactat.

5. Folosește limbajul formal. Dincolo de omiterea evidentă a limbajului expletiv sau a limbajului prea casual, aceasta înseamnă și neutilizarea contracțiilor (adică „Nu voi fi la întâlnirea din acest trimestru”, spre deosebire de „Nu voi fi acolo”).

6. Nu îngropa ledeul. Comunicarea profesională necesită eficiență, deci asigurați-vă că ajungeți la punctul principal al scrisorii dvs. cât mai repede posibil. Este mai bine ca scrisoarea dvs. să fie concisă pe jumătate de pagină decât să încercați să o întindeți pe pagina completă cu umplutură.

7. Corectați, apoi corectați din nou. Programe precum Microsoft Word au corecte de ortografie și gramatică încorporate, iar acestea ar trebui să fie întotdeauna prima dvs. trecere la corectură. Adesea, ei vor oferi chiar sugestii pentru a vă face scrisoarea mai concisă și mai directă, ceea ce este de mare ajutor atunci când scrieți o scrisoare formală. Există, de asemenea, instrumente online, cum ar fi Grammarly, care vă pot ajuta cu corectarea inițială. Totuși, nu vă opriți la o singură trecere prin verificarea ortografică; ar trebui, de asemenea, să citiți scrisoarea în întregime pe cont propriu pentru a verifica erorile. Sfat pentru profesioniști: Citiți-vă scrisoarea cu voce tare pentru dvs. sau citiți-o înapoi (de la ultimul cuvânt până la primul) pentru a vă ajuta să prindeți greșeli de tipar sau o formulare ciudată. Dacă este ceva de o importanță vitală, fii atent și la al doilea.

8. Fii amabil, dar profesionist. Cu siguranță nu doriți să încheiați o scrisoare către client cu „Iubiți-vă!” dar asta nu înseamnă că trebuie să fii rece și steril. Încheiați scrisoarea cu mai apropiată (cunoscută în cercurile de cuvinte-tocilar sub numele de valediction), cum ar fi „salutări”, „vă mulțumesc pentru timpul acordat”, „cu respect pentru dvs.” sau „cele mai bune urări” pentru a adăuga căldură scrisorii fără a trece linii.

9. Tastați-l. În lumea de astăzi, nu există nicio cale de a o înconjura: dacă scrieți o scrisoare formală de afaceri, veți arăta neprofesionist. De asemenea, este o atingere plăcută să imprimați plicul, mai degrabă decât să-l adresați manual.

10. Rezistați dorinței de a deveni creativi. Nu încercați să vă ridicați scrisoarea cu culori ciudate sau cu fonturi fanteziste. Suntem încântați că vă simțiți artistic, dar corespondența profesională nu este de obicei momentul sau locul. Rămâneți cu standardele, cum ar fi Times New Roman și simplu alb-negru.

Cum se scrie o scrisoare personală

Scrisoare de dragoste, scrisoare de mulțumire, scrisoare de scuze etc

Scrisorile personale vă permit să vă întindeți puțin aripile și să curgeți acele sucuri creative. Deși este posibil ca aprecierile speciale să fie apreciate în scrisorile personale, există încă câteva linii directoare pe care ar trebui să le aveți în vedere.

1. Nu fi prea scurt. Nu doriți să vă plimbați la nesfârșit timp de trei pagini înainte de a ajunge la miezul mesajului dvs., dar este plăcut să includeți o conversație întâmplătoare într-o scrisoare personală pentru a arăta destinatarului că ați luat ceva timp suplimentar pentru a vă conecta cu ei. Dacă nu ai mai vorbit cu destinatarul de ceva timp, completează-l în viața ta și întreabă-l despre a lor. Dacă le mulțumiți pentru ceva, luați câteva extralini pentru a explica ce a însemnat pentru dvs. În funcție de context, poate fi chiar o atingere plăcută să injectați umor în scrisoare.

2. Folosiți un mesaj casual. Așa cum este ciudat să începi scrisoarea către șeful tău cu „Yo Ted”, este la fel de ciudat să începi scrisoarea către mama ta cu „Dragă doamnă Carol Jackson”. Este perfect adecvat să vă adresați destinatarului scrisorii personale după numele lor - sau chiar porecla, dacă sunteți deosebit de apropiat - și să începeți cu o felicitare mai obișnuită, cum ar fi „Salut”, în locul „Dragului” pe care ar trebui să îl utilizați în comunicarea profesională.

3. Îmbrățișați creativitatea fără a sacrifica lizibilitatea. Fonturile funky și paletele de culori puternice pe care nu le-ați putea folosi în ultima scrisoare de afaceri ar putea găsi acasă în scrisorile personale. Deși nu doriți să mergeți atât de departe încât să vă transformați scrisoarea într-un amestec criptic de script microscopic și culori strălucitoare pentru ochi, este perfect să vă scuturați de profesionistul tău drept și să te distrezi mai mult. Dacă trimiteți scrisoarea prin poștă, scrierea ei în stilul de modă veche este o atingere plăcută, cu condiția ca scrierea de mână să nu fi fost înțepenită în zgârieturi de pui maltratate de prevalența tehnologiei.

În timp în care se pare că toată lumea ar prefera să trimită text cu trei cuvinte peste orice comunicare extinsă, redactarea scrisorii poate fi intimidantă sau chiar intimidantă. Dar dacă urmați aceste instrucțiuni, scrisul dvs. va fi la îndemână pentru orice situație.